Warum Sie eine Netiquette erstellen sollten

Ich habe es bereits bei den Vorschlägen für die Inhalte eines Office-Handbuchs erwähnt: Sie sollten eine Netiquette erstellen.

Aber was ist eine Netiquette? Es ist ein Kofferwort aus dem englischen „net“ für „Netz“ und dem französischen „etiquette“ für „Verhaltsregeln“. Es ist also eine Dokumentation, in der ein angemessenes, achtendes und respektvolles Benehmen in der E-Mail-Kommunikation geregelt wird.

Eine Netiquette kann also dabei helfen, interne E-Mails zu reduzieren und auch die Kommunikation nach Außen zu professionalisieren.

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Welche Inhalte ins Office-Handbuch gehören

Im vorhergehenden Beitrag und Video haben ich Ihnen bereits erklärt, warum Sie ein Office-Handbuch für Ihr Team, Ihre Abteilung bzw. Ihr Projektteam erstellen sollten.

Heute geht es um die möglichen Inhalte eines Office-Handbuchs. Vielleicht starten Sie mit den von mir vorgeschlagenen Themen und ergänzen das Handbuch nach und nach je nach Bedarf. Ich denke, das Office-Handbuch ist eine Dokumentationsform, die sich bei Ihnen immer weiter entwickeln wird.

Sie können sogar überlegen, ob Sie das Office-Handbuch in Papierform erstellen, oder als Word-Datei mit Verlinkung auf weitergehende Dokumente, ob Sie die Dateien im Intranet ablegen oder sogar ein Unternehmens-Wiki dafür nutzen. Wie auch immer Sie sich entscheiden, achten Sie bitte darauf, dass der Aufwand für Sie, Informationen einzustellen und zu aktualisieren gering bleibt und das Medium eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern findet.

Nun aber mehr zu den Inhalten in diesem Video:

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Schärfen Sie Ihre Säge

Kennen Sie die Geschichte „Säge schärfen“ von Stephen Covey? Es geht dabei um das Thema Effektivität.

Wald

Ein Waldarbeiter sägt mühsam mit einer stumpfen Säge einen großen Stapel Holz und kommt nur langsam und angestrengt voran. Fußgänger kommen am Wegesrand vorbei und beobachten den Holzarbeiter eine Weile. Schwitzend flucht und schimpft er. Die Passanten fragen ihn, warum er denn nicht zuerst seine Säge schärft. Der Holzarbeiter schüttelt entrüstet den Kopf und sagt: “Sehen Sie nicht die viele Arbeit. Ich habe keine Zeit die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!”

Was heißt das für Sie im Büro? Es ist viel effektiver einen Tag über Ziele, Visionen, Ideen, Zielgruppen, Pareto, Sinn und Ordnungssysteme nachzudenken, als ständig im Hamsterrad Zeit und Energie zu verschwenden.  Die Investition in Zeitmanagement-Techniken und Methoden zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation und Prozessoptimierung spart hinterher enorm an Kraft und Sie werden viel effizienter.

Praxisbeispiel KAIZEN im Büro

Ich habe ein schönes Praxisbeispiel gefunden, wie ein mittelständisches Unternehmen erfolgreich und dauerhaft KAIZEN und KANBAN im Büro umsetzt. Da die Mitarbeiter sich nun auf das Wesentliche, nämlich den Verkauf, konzentrieren können, wurde der Umsatz kontinuierlich gesteigert. Der Aufwand zahlt sich also aus.

 

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Just-In-Time einmal anders

Im Urlaub habe ich es wieder einmal erlebt: es gibt Orte auf dieser Welt, wo Just-In-Time auf eine besondere Art gelebt wird.

Wir waren in einem Cafe und haben etwas zum Fruehstueck bestellt. Fuer einen Milchkaffee und einen Ananassaft ist eine Person schnell ein paar Haeuser weiter gegangen und hat Milch und eine Ananas gekauft. Spaeter haben wir noch Ruehrei bestellt und dafuer ist die Person wieder losgegangen und hat ein einzelnes Ei gekauft.

Normalerweise wuerde ich sagen, dass das keinen Sinn macht und das Cafe besser ein paar Lebensmittel auf Vorrat kaufen sollte, statt jedes Mal wieder loszulaufen.

Aber die Kueche war sehr klein und es gab nur einen kleinen Kuehlschrank. Daher konnten keine Lebensmittel entsprechend gelagert werden. Ausserdem wurde so kein Kaptial unnoetig gebunden und es mussten keine Lebensmittel weggeworfen werden. Frischer ging es eigentlich nicht.

Unter diesen Umstaenden macht es also Sinn, so zu handeln und nur wenig Vorrat zu haben.

Ich persoenlich finde es immer interessant, was man in anderen Laendern beobachten kann und versuche auch immer etwas daraus zu lernen.

Mitarbeiter für Verbesserungsmaßnahmen begeistern

Pinnwand

 

Vor ein paar Tagen wurde ich gefragt, wie man die Kollegen für verschiedene Maßnahmen zum Thema „Kaizen im Office“ begeistern kann. In diesem Unternehmen wurden bereits seit 2 Jahren „5S“-Aktionen durchgeführt. Nun wollte man es aber nicht beim Aufräumen belassen, sondern weitergehende Maßnahmen umsetzen.

Meine Antwort darauf ist: Sie müssen Ihr Projekt/Ihr Thema verkaufen.

Beobachten Sie doch mal die Kollegen aus dem Vertrieb. Wie verkaufen die die Produkte Ihres Unternehmens? Und lernen Sie daraus.

An erster Stelle steht immer das Problem. Finden Sie also heraus, welche Probleme, Sorgen oder Nöte die Kollegen bezüglich Ordnung, Prozesse, Zusammenarbeit, Kommunikation, Qualität oder ähnliches haben. Hinterfragen Sie dies genau. Denn nur wenn ein Mitarbeiter ein wirklich dringendes Problem hat, wird er auch daran interessiert sein, dieses abzuschaffen.

An zweiter Stelle steht die Lösung. Suchen Sie also heraus, welche Maßnahme aus Ihrem Methoden-Portfolio die Lösung für das beschriebene Problem ist. Was ist am Besten geeignet?

Mit dieser Vorgehensweise werden Sie in den verschiedenen Abteilungen voraussichtlich die einzelnen Maßnahmen zu ganz unterschiedlichen Zeiten durchführen. Die Reihenfolge wird immer wieder anders sein. Vielleicht werden Sie in einigen Abteilungen bestimmte Methoden gar nicht einführen. Sicherlich brauchen Sie in einigen Abteilungen mehr Zeit und in anderen weniger.

Aber Sie werden dauerhaft erfolgreicher sein. Und am Ende geht es doch darum, dass sich alle Abteilungen ständig bemühen, besser zu werden. Der Weg dort hin darf auch unterschiedlich sein.

 


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Neu: das Hörbuch – Mehr PEP im Team!

Auf vielfachen Wunsch von Kunden und Partner gibt es das Standardwerk des PEP-Institutes jetzt in der praktischen Hörbuch-Version! So organisieren Sie sich und Ihr Team mit dem Personal Excellence Program!

Das Hörbuch zeigt anschaulich und praxisnah, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten.
Die sieben Produktivitätsfaktoren, übersichtlich gegliedert in einzelne Hörkapitel:

  • Effektive Führung
  • Geordnete Datenstrukturen
  • Effektives Informationsmanagement
  • Tagesplanung, Routinen, Aufgabenbündelung
  • Effektives Prozess- und Projektmanagement
  • Erfolgreiche Kommunikation
  • Erfolg im Team
Die CD incl. 28 Checklisten als Download können Sie unter info@pep-coaching.com für 16,60 Euro zzgl. MwSt. bestellen.

Aktenvernichtung am Jahresende

Schredder

Alle Jahre wieder… Es ist zwar erst November, aber die Aktenvernichtung zum Jahresende sollten Sie rechtzeitig planen.

  • Machen Sie sich mit den gesetzlichen und unternehmensinternen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen vertraut.
  • Besichtigen Sie das Aktenarchiv und schätzen Sie die Mengen ab, die vernichtet werden sollen.
  • Bestellen Sie entsprechende Datenvernichtungstonnen oder Dienstleister.
  • Legen Sie Termine und Verantwortliche fest, die sich um die Aktenvernichtung kümmern sollen.
  • Informieren Sie schriftlich über die Aktenvernichtungsaktion oder laden Sie zu einer kurzen Besprechung mit den Verantwortlichen ein.
  • Planen Sie Ihre Aufgaben dazu schriftlich.
  • Planen Sie jetzt schon ein, dass Sie ggf. nach der Aktenvernichtung die ordnungsgemäße Durchführung überprüfen.

Work-Learn-Life-Balance

Hochseil balancieren

In den letzten zwei Tagen habe ich mich mit dem Thema Work-Learn-Life-Balance beschäftigt. Hierzu gab es ein Forschungsprojekt, dass das Thema Arbeiten, Lernen und Leben in der Wissensarbeit untersucht hat. Herausgekommen ist dabei eine Tool-Box, die Sie nutzen können, um Ihr eigenes Unternehmen oder Team zu analysieren und Maßnahmen daraus abzuleiten.

Zur Einführung in das Thema zitiere ich aus dem Handbuch zu allwiss:

In unserer modernen Arbeitswelt verwischen die Grenzen zwischen Arbeit, Lernen und Privatleben immer mehr und das bei gleichzeitigem Anstieg der Anforderungen in den unterschiedlichen Feldern. Für Beschäftigte und Unternehmen stellen sich neue Herausforderungen. Vorbei sind die Zeiten, in denen eine zufriedenstellende Balance der unterschiedlichen Bereiche allein „Privatsache“ der Mitarbeiter war. Moderne Personalarbeit ist nicht erst seit der Sensibilisierung der Unternehmen für die Notwendigkeit von einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie auch „Word-Learn-Life-Balance“-Management von besonderer Wichtigkeit. Die Bedeutung einer erweiterten Vereinbarkeitsstrategie ist von vielen Unternehmen im Umfeld der Diskussion um Fachkräfte, längere Erwerbsdauer und lebenslanges Lernen bereits erkannt.

Der gewählte Begriff „Work-Learn-Life-Balance“  nimmt den gängigen Work-Life-Balance-Begriff als Basis und ergänzt diesen im Hinblick auf seine besondere Bedeutung für die Innovationsfähigkeit explizit um den Lern-Aspekt.

Die Tool-Box finden Sie hier: www.allwiss.de

 

Mit Hilfe des Unternehmens-Checks können Sie folgenden Fragen auf den Grund gehen: Wie sieht es für unsere Beschäftigten mit der Vereinbarkeit von Arbeiten, Lernen und Privatleben aus? Alles im Lot? Oder gibt es Engpässe, die sowohl zu Motivationseinbußen als auch zu Überlastung und womöglich gesundheitlichen Folgen führen können? Und wenn ja, wo sollte und kann das Unternehmen etwas tun?

Der Unternehmens-Check ist ein Fragebogen mit Auswertungs-Tool. Es handelt sich dabei um eine kleine Software-Anwendung, die auf der Festplatte installiert werden muss. Das Ausfüllen nimmt ca. 20 min. in Anspruch. Der Fragebogen kann auch von mehreren Mitarbeitern (z.B. allen Abteilungsleitern) ausgefüllt werden.

Die Teamanalyse besteht aus 5 Workshops, die mit den Mitarbeitern durchzuführen sind. Im Download erhalten Sie eine genaue Anleitung zur Durchführung dieser Workshops.

Das Mitarbeitergespräch ist ein Fragebogen, der das jährliche Mitarbeitergespräch zu den erreichten Unternehmens- und arbeitsplatzbezogenen Zielen um den Aspekt Work-Learn-Life-Balance ergänzt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Routinetätigkeiten gewissenhaft erledigen

Für alle, die diesen Film noch nicht kennen: Schrankenwärter Laumann

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Auch für Routine-Tätigkeiten braucht man die richtigen Leute, die diese Aufgaben gewissenhaft erledigen…

Für die Einen ist es einfach ein lustiger Clip, für die Anderen Geldverschwendung und eine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme. Der Job könnte sicherlich auch wegrationalisiert werden und ein Computer übernimmt das.

Aber irgendwie finde ich es immer wieder schön, dieses Video zu sehen.

 


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